Байгууллагадаа зохион байгуулах арга хэмжээг төлөвлөх нь стресстэй бөгөөд маш их цаг зарцуулдаг. Сайн зохион байгуулалттай байх нь стрессийг тайлж, цагийг хэмнэхэд тусална. Төлөвлөлт хийхдээ анхаарах нэг чухал зүйл бол урилга юм. Урилга нь удахгүй болох арга хэмжээний талаар хүмүүст мэдэгдэж, оролцохыг хүсэх болно. Тэд энэ үйл явдлын талаар анх удаа сонсож байгаа тул урилга дээрх бүх нарийн ширийн зүйлийг тусгах нь чухал юм.
Урилгын үндсэн элементүүд
Урилгад оруулах үндсэн элементүүд нь:
- Арга хэмжээг зохион байгуулж буй байгууллага
- Огноо
- Цаг
- Байр
- RSVP холбоо барих мэдээлэл
- Үйл ажиллагаанд оролцох үнэ
Урилгыг цаг тухайд нь явуулах нь бас чухал. Энэ нь үйл явдал болохоос дор хаяж 6-8 долоо хоногийн өмнө гэсэн үг юм. Энэ нь зочдод хариу үйлдэл үзүүлж, зохих ёсоор төлөвлөх цаг өгдөг.
Хандын хандивын урилга бичих
Үг үгээ зөв сонгосноор хандив цуглуулах арга хэмжээнийхээ өнгө аясыг тохируулж, зочдод арга хэмжээний албан ёсны талаар болон тэд юу хүлээж байгааг мэдэгдэх боломжтой.
Урилгын заавар
Урилга бичихдээ анхаарах зарим удирдамж:
- Арга хэмжээ нь хэнд ашигтай болохыг тодорхой зааж өгөх хэрэгтэй.
- Оройн хоол идэх эсвэл бэлэн мөнгөний баар байх зэрэг арга хэмжээний талаар тодорхой мэдээллийг оруулна уу.
- Арга хэмжээний албан ёсны талаар дурдахаа мартуузай. Хэрэв арга хэмжээ нь албан ёсны хэрэг бол хар зангиа гэдгийг дурдаж, зочдод хувцаслалтын кодыг мэддэг байх хэрэгтэй.
- Зочид асуух зүйл байвал холбоо барих мэдээллийг үргэлж өгч байгаарай.
- Хэрэв арга хэмжээ танил бус газарт болвол урилгадаа зааварчилгааг оруулна уу.
Бусад анхаарах зүйлс
Урилга бичихдээ анхаарах бусад зүйлс:
- Сэдэв:Загвар сонгоод урилгадаа оруулна уу. Жишээлбэл, хэрэв үйл явдал гольфын тоглолт бол урилгадаа гольфын сэдэв ашиглана уу.
- RSVP: Зочдод буцааж илгээх хариултын картыг үргэлж оруулаарай. Карт нь шаардлагатай бол төлбөрийн ямар ч хэлбэрийн хамт зочны нэрийг бичих газартай байх ёстой.
- Өвөрмөц бай: Хэрэв танай үйл явдалд өвөрмөц зүйл байвал урилга дээр бичээрэй. Жишээлбэл, чимээгүй эсвэл шууд дуудлага худалдаа эсвэл тусгай зугаа цэнгэл байгаа бол дурдаж болно.
Урилгын жишээ
Хандив цуглуулах урилга илгээх эцэс төгсгөлгүй арга бий. Та өөрийн урилга бичих гарын авлага болгон дараах жишээг ашиглаж болно:
Жишээ 1
Жилийн малгайны өдрийн хоол
Үдээс хойших өдрийн хоолонд бидэнтэй нэгдээрэй
Байршилдаа
Өглөө, цагтаа
Өдрийн хоол 13:00 цагт үйлчилнэ. үнэгүй дарстай
Шилдэг малгайд шагнал олгоно
Valet зогсоол
50$ хандив Байгууллагад ашигтай
Жишээ 2
Та үйл явдлын нэрэнд урьж байна
Огноо
Байршил
18:00 Коктейль болон амтат хоол
Мөнгөний баар
19:30 оройн хоол
Чимээгүй ба шууд дуудлага худалдаа
Хар зангиа үнэлэгдсэн
Ашигтай ABC
Таны арга хэмжээнд оролцох зочдыг татаарай
Урилга нь ихэвчлэн зочдод таны үйл явдлын талаар мэдэгдэхийн тулд хамгийн түрүүнд хардаг гэдгийг санаарай. Урилгыг анхааралтай сонгож, зочдод юу хүлээж байгааг тодорхой зааж өгөхөд цаг гарга. Хандив цуглуулах урилга гаргахдаа өөрийн үйл явдалд зориулж тохируулахыг хүсч буй аяыг үргэлж санаж, үүнийг үг хэллэгтээ тусга. Хандив цуглуулах арга хэмжээнд зочдыг татан оролцуулж, таны үйлсийг дэмжихийн тулд та бүтээлч бай.
