Хэрэв танай байгууллага ямар нэгэн төрлийн санхүүжилт авдаг бол заавал талархлын захидал илгээх ёстой. Талархлын захидал илгээх замаар хандивлагчидтай харилцаагаа бэхжүүлэх нь ирээдүйн санхүүжилтийг баталгаажуулаад зогсохгүй хандивлагчид та тэдний дэмжлэгт талархаж байгаагаа мэдэх боломжийг олгоно. Захидал нь мөн бэлгийн тэмдэглэл болдог бөгөөд ихэвчлэн татварын зорилгоор ашиглаж болно.
Хэвлэх боломжтой хандивын талархлын захидал
Олон байгууллагууд жилийн турш янз бүрийн хүчин чармайлт гаргаж хандив авдаг. Хавсаргасан хэвлэмэл хандивын захидалд талархал илэрхийлсэн захидлыг таны ширээний компьютерт хадгалах эсвэл хэвлэж, шаардлагатай бол ашиглах боломжтой. Тэд танай байгууллагын талархлын захидлыг бэлтгэхэд тустай гарын авлага болж, номлолыг тань дэмжсэн хүмүүст талархал илэрхийлэхэд хэрэг болно. Хэрэв танд захидал татаж авахад тусламж хэрэгтэй бол эдгээр хэрэгтэй зөвлөгөөг үзээрэй.
Донор хандивласан талархлын захидал
Хандивын хамгийн энгийн бөгөөд магадгүй хамгийн түгээмэл хэрэглэгддэг талархлын захидлын нэг бол санхүүгийн хандивын захидал юм. Санхүүгийн хандивын захидалд хавсаргасан талархлын захидлыг буяны хандив хүлээн авмагц илгээж болно. Энэ нь хандивлагчдаа оруулсан хувь нэмрийг нь үнэлж, ирээдүйд холбогдох боломжийг нээж өгдөг. Үүнийг мөн татварын зорилгоор ашиглаж болох бөгөөд таны оруулсан хувь нэмрийн бүртгэл болдог.
Ивээн тэтгэгч танд баярлалаа
Хандивын өөр нэг түгээмэл хэлбэр бол ивээн тэтгэлэг юм. Олон аж ахуйн нэгж, хувь хүмүүс тусгай арга хэмжээг ивээн тэтгэж, санхүүгийн хувьд хувь нэмрээ оруулахаар шийддэг. Танай байгууллагын үйл ажиллагааг ивээн тэтгэсэн хүмүүст хавсаргасан ивээн тэтгэсэн талархлын захидлыг илгээж болно. Энэ төрлийн захидалд хандивын хэмжээ, ивээн тэтгэсэн арга хэмжээний тасалбар, хүлээн зөвшөөрөгдсөн гэх мэт ивээн тэтгэгчийн оронд олгосон аливаа тэтгэмжийн талаар дэлгэрэнгүй бичсэн байдаг.
Ирцэнд талархлын захидал
Онцгой арга хэмжээ зохион байгуулсны дараа байгууллагууд уг арга хэмжээнд хүрэлцэн ирсэн хүмүүст талархлын захидал илгээдэг. Тусгай арга хэмжээнд оролцсонд хавсаргасан талархлын захидлыг буяны ажилд оролцож, мөнгө хандивласан хэн бүхэнд илгээж болно. Энэ төрлийн захидалд үйл явдлын огноо, хандивын аль хэсэг нь татвараас хасагдах ёстойг агуулсан байх ёстой. Энэ нь мөн ирээдүйд болох аливаа үйл явдлыг дурдаж болох бөгөөд татварын зорилгоор ашиглаж болно.
Бизнесийн хувь нэмэр Баярлалаа захидал
Таны төлөө хандив өргөсөн бизнес эрхлэгчдэд талархахаа бүү мартаарай. Хавсаргасан байгууллагын талархлын захидлыг танай байгууллагад хандив өргөсөн бизнесүүдэд илгээж болно. Энэ нь танай байгууллага талархал илэрхийлж, хандивын бүртгэлийг бизнест өгөх сайхан арга юм.
Талархлын үндсэн анатоми
Хандивын захидлын янз бүрийн загваруудыг үзэхдээ бүх захидал ижил үндсэн мэдээллийг агуулсан байх ёстой гэдгийг санаарай. Санаж байх ёстой зарим зүйл:
- Ажилтайгаа хувийн холбоо тогтоо.
- Хандивлагчид мөнгөө хэрхэн зарцуулж байгааг харуул.
- Эрхэм зорилгодоо хэтийн төлөвийг бий болго.
- Явах гэж буй газраа товчхон хараарай.
Хэрвээ та талархлын захидлаа төлбөрийн баримттай хослуулахаар төлөвлөж байгаа бол буяны хандивын баримтад байх шаардлагатай бүх мэдээллийг мөн багтаасан эсэхээ шалгаарай.
Бүтээлч хандивын захидал бичих зөвлөмж
Таны байгууллагын зорилго болон захидал хүлээн авагчаас хамааран хандивын захидал нь албан ёсны болон бизнесийн шинж чанартай эсвэл хөгжилтэй, бүтээлч байж болно. Жишээлбэл, хэрэв та хорт хавдрын судалгааны хандив цуглуулах ажилд зориулж корпорацийн ивээн тэтгэгчдэд баярлалаа гэж илгээж байгаа бол илүү албан ёсоор хандахыг хүсч байна. Гэсэн хэдий ч, хэрэв та залуучуудын спортын хөтөлбөрт зориулж корпорацийн ивээн тэтгэгчдэд баярлалаа гэж илгээж байгаа бол та тэднийг бага зэрэг хөгжилтэй болгож чадна. Өөрийн брэнд болон үзэгчдийг мэдэж, дараа нь ямар төрлийн бүтээлч байдал тохирохыг шийдээрэй.
Хөгжилтэй сэдэв ашигла
Хөгжилтэй байгууллагын сэдвийг ашиглах нь таны хандивын захидал нэгдмэл, өвөрмөц арга хэмжээ эсвэл байгууллагатай холбоотой байхаас гадна олон стандарт захидал хүлээн авсан хүмүүст мартагдашгүй байх болно. Амьтны хамгаалах байрны сарвууны хээ гэх мэт өөрийн байгууллага эсвэл арга хэмжээнд тохирсон сэдвийг сонго. Зохицуулалттай, мартагдашгүй харагдуулахын тулд загвар, формат, фонт, үг хэллэг, дугтуй, марк (боломжтой бол) дээрээ сэдвийг оруулаарай.
Үндсэн цагаан цааснаас цааш явах
Стандарт хуулбар цаасыг алгасаад хандивын захидалдаа цаасан дизайны хөгжилтэй сонголтоор өвөрмөц дүр төрхийг бэлэглээрэй.
- Логонд байгаа цаастай ижил өнгөтэй цаас ашигла, ингэснээр таных гэдгийг хялбархан таньж болно.
- Албан ёсоор нүдэнд харагдахуйц байх үүднээс захидлын арын дэвсгэр дээр усан тэмдгийн лого нэмнэ үү.
- Захидлын эргэн тойронд эрхий хуруугаа дээш өргөх, алга таших, хуруугаа заавчлах гэх мэт бяцхан гар эможи шиг сэрүүн хүрээ үүсгээрэй.
- Захидлын цааснаас ялгаатай өнгөт дугтуйг сонго.
Хүргэлтийн тусламжтайгаар бүтээлч болоорой
Хэрэв таны хүргэх мессеж бол таны захидал заавал үзвэр байх албагүй. Ер бусын хүргэх аргуудыг сонгон захидал хүлээн авснаа мартагдашгүй болго.
- Үсгүүдийг биечлэн тараахаас өмнө оригами гэх мэт цаас нугалах техникийг ашиглан тэдгээрийг бүтээлч хэлбэрт оруулаарай.
- Захидал бүрийг дуулах цахилгаан болгон хүргүүлээрэй.
- Үсгүүдийг илгээхээсээ өмнө нимгэн бэлгийн хайрцаг эсвэл өөр хөгжилтэй саванд хийнэ.
- Компанийн соронз, үнэгүй купон эсвэл бусад жижиг, энгийн үнэ төлбөргүй бэлэг оруулаарай. Тэд захидлыг нээхэд алга болно, ингэснээр тэд таныг бүтэн жилийн турш санаж байх болно.
- Урилгатай бэлэг шиг харагдуулахын тулд захиаг туузаар бэхлээрэй.
Үсэг бүрийг хувийн болгох
Хүлээн авагч бүрт тусгай элемент нэмж, таны захидал талархлын захидлын маягтаас илүү хувийн мэдрэмжтэй байгаа эсэхийг шалгаарай.
- Үсэг бүрийг өөр өөр өнгийн үзгээр гараар зурна.
- Танай компани эсвэл үйл явдалтай харилцаж буй хүлээн авагчийн зургийг нэмнэ үү.
- Бусад ажилчидтай хамтран ажиллаж, үсэг бүрийг бүхэлд нь гараар бичнэ.
Донорын эерэг харилцааг бий болгох
Зөв талархлын захидлаар та хандивлагчидтай олон жил үргэлжилсэн харилцааг хөгжүүлж чадна. Захидал хүлээн авагчид таны чин сэтгэлийн талархалыг гадаад төрх байдал, үг хэллэгээс нь хараад хэлэх боломжтой тул тэднийг үнэхээр бодолтой болгохын тулд маш их цаг, хүчин чармайлт гарга.
